Hootsuite, ha lanzado una actualización que mejora la gestión de equipos que trabajan en redes sociales. El nuevo paquete de herramientas facilita, mediante equipos de trabajo, la asignación de diferentes niveles de acceso; la distribución de mensajes de seguimiento de tareas; y la seguridad y la escalabilidad de la gestión de cuentas. Sacar partido a Hootsuite Teams, será tarea de los jefes de equipos en agencias; responsables de redes sociales; social media managers; community managers; y personas encargadas de trabajar la presencia de las marcas y las empresas en social media. Aquí os dejo algunos consejos para hacerlo de la mejor manera posible.
Cómo aprovechar Hootsuite Teams:
1.- Reestructura y renombra los equipos que te ha presentado Hootsuite Teams:
Hootsuite ha cambiado la estructura de los equipos que ya tenías creados (si es que lo habías hecho). Esta nueva estructura dependerá del tipo de cuenta que tengas en Hootsuite.
- Cuenta Gratis (sin miembros de equipo), podrás utilizar el nuevo formato de Perfil de Usuario, pero no podrás crear una organización.
- Cuenta Pro sin miembros de Equipo: No tendrás equipos creados, pero tendrás la posibilidad de crear una organización.
- Cuenta Pro con 2 miembros de Equipo (dueño +1 miembro): Aquí es donde se producen los primeros cambios, ya que Hootsuite te habrá creado un equipo, con la estructura de redes sociales que ya tenías configurada. (más info >)
- Cuenta Pro con más de 2 Miembros y menos de 20 Perfiles Sociales: Tendrás un equipo por red social. Podrás unificar o crear equipos más grandes. Agregar redes sociales, miembros y organizar permisos de equipo. (más info >)
- Pro con más de 2 Miembros y más de 20 Perfiles Sociales. (más info >)
- Cuenta Enterprise con menos de 100 Perfiles Sociales. (más info >)
- Cuenta Enterprise con más de 100 Perfiles Sociales. (más info >)
Al reestructurar tus equipos identifícalos con nombres que reconozcas. Distribuye y agrupa los miembros de acuerdo a sus tareas y responsabilidades. Y aprovecha para eliminar los perfiles que puedan tener permisos duplicados. La buena organización desde el principio será clave en el éxito de la gestión.
2.- Crea perfiles para cada miembro de tu equipo.
- Asegúrate que cada miembro que utilice esta herramienta complete la información básica de su perfil de usuario.
- Sin ser pesado, intenta evitar los avatares. Trabajar con "rostros" es mucho mejor y facilitarás el reconocimiento de las personas a nivel interno.
- Preocúpate de que los perfiles muestren los idiomas o países que gestiona cada persona (en equipos internacionales es imprescindible).
- Datos como el cargo que se ocupa dentro de la compañía; las redes sociales que se gestionan; e información de alguna cuenta personal de twitter o facebook, serán relevantes a la hora de asignar tareas y para poder contactarlos en cualquier momento.
3.- Mapéa la organización de tu equipo (define el organigrama que trabaja en redes sociales) es un buen momento para hacerlo, si no lo tenías formalmente definido.
- Agrupa personas por áreas de responsabilidad que tengan sentido: cargos, departamentos, líneas de productos, clientes o regiones.
- Distribuye a las personas por los niveles de permisos a los que tienen accesos.
- Asegúrate que la información personal de cada una de ellas sea la correcta. Piensa que estás creando una red de trabajo colaborativo que debe funcionar correctamente.
4.- Da visibilidad de los niveles de accesos de cada persona.
- Esto genera seguridad entre las personas y confianza dentro del equipo. Cada uno sabrá qué permisos tiene el otro y hasta donde podrá llegar con la edición, publicación o gestión, tanto de los contenidos, como de los miembros del equipo.
5.- Utiliza el seguimiento de tareas y acciones
- Con la asignación de mensajes de seguimiento (funcionalidad que ya existía antes), se mejora la eficiencia del servicio, el tiempo de respuesta a las incidencias y la escalabilidad de los procesos creados, ya que es posible llevar un control absoluto de las tareas que han sido asignadas a cada usuario.
La tendencia general es que los equipos dedicados a gestionar redes sociales, aumenten tanto en número de personas, como en cuentas asignadas, por lo que esta mejora introducida por Hootsuite, ayudará a que los Community Managers de las empresas y de las agencias de comunicaciones, puedan distribuirse mejor el trabajo de gestión, respuesta y actualización de las diferentes cuentas. Sin lugar a dudas, con este paquete de mejoras Hootsuite vuelve a demostrar que es un ejemplo de empresas que escuchan a sus usuarios y que crean soluciones a medida para cada uno de los perfiles que utilizan su aplicación. ¡Bien por Hootsuite!
Erasmo López
Social Media Manager
@erasmolopez
